Mon Entreprise

Nouvelle Entreprise

Chaque type d’abonnement est limité par un nombre d’entreprises maximal, par exemple sur le plan gratuit vous pouvez créer une entreprise, alors que sur le plan Premium vous pouvez en créer plus. Vous ne pouvez utiliser les fonctionnalités de Iberis qu’une fois avoir créé ou rejoint au moins une entreprise.

La création d’une nouvelle entreprise requiert que vous remplissez un formulaire composé de 2 étapes. La première étape est la configuration générale de votre entreprise, vous devez entrer le titre de votre entreprise (nom public, raison sociale) et pouvez ajouter votre logo qui sera utilisé sur tous les PDF, votre numéro de téléphone et votre site web. Le champ Langue du PDF représente la langue par défaut utilisée sur vos PDF, cette option est bien sûr modifiable sur chaque PDF que vous générez.

La deuxième étape consiste à entrer des informations comptables relatives à votre activité. Le premier champ à sélectionner est pour spécifier l’activité de votre entreprise. Le champ suivant est relatif à votre Numéro d’immatriculation fiscale, ce champ n’est pas obligatoire mais peut être rempli pour l’avoir sur vos PDF. Choisissez après l'exercice comptable de votre entreprise (Premier mois d’activité - mois de clôture de l'exercice). La devise principale est la devise par défaut utilisée ainsi que la devise avec laquelle vous aurez vos statistiques et rapports. La devise principale ne peut pas être modifiée si vous avez déjà créé une facture, dépense, bon de commande, devis ou paiement.

Tableau De Bord

Analyse Des Ventes De L'exercice En Cours

Sur la première figure du tableau de bord vous retrouvez une analyse de vos ventes pour l'exercice en cours. Cette analyse prend en considération vos devis avec le statut “Envoyé”, vos factures avec le même statut ainsi que vos Paiements reçus. Pour afficher seulement vos Factures, Devis ou Paiements reçus, cliquez sur le titre adéquat en bas de la figure a droite

Exercice En Cours

Cette figure affiche le résultat entre vos revenus et vos dépenses durant l'exercice en cours. Elle ne vous affiche que le total de la soustraction des dépenses de vos revenus par mois durant tout l’exercice en cours. Passez la souris sur la courbe pour afficher le résultat d’un mois spécifique.

Solde Total

Le chiffre affiché représente le résultat de vos dépenses et revenus depuis la première activité de votre entreprise.

Total Des Dépenses Et Revenus

Ces deux figures affichent le total des revenus et dépenses durant toute l’activité de votre entreprise.

Dépenses VS Revenus De L’exercice En Cours

Cette figure vous affiche un comparatif par mois de vos dépenses et revenus se basant sur vos paiements reçus et paiements émis. Glissez le curseur sur la courbe pour avoir le total des dépenses et revenus pour le mois choisi.

Principales Catégories De Dépenses De L’exercice En Cours

Sur cette dernière figure vous retrouverez la liste des TOP 6 catégories de dépenses de l’exercice en cours. Glissez le curseur sur une catégorie pour avoir son total pour cet exercice.

Collaborateurs

Vous pouvez inviter vos collègues et collaborateurs à rejoindre votre entreprise sur Iberis afin de partager avec eux la gestion de votre entreprise tout en ayant tous les accès que vous avez à part la possibilité d’inviter eux mêmes d’autres collaborateurs.

Pour inviter un collaborateur à rejoindre votre entreprise, entrez son nom complet et son email dans Nouveau Collaborateur et cliquez sur Ajouter. Un email d’invitation sera envoyé automatiquement à votre collaborateur.

L’invitation doit être acceptée ou refusée sous une semaine, sinon elle sera automatiquement annulée.

Vous pouvez aussi en tant que propriétaire de l’entreprise supprimer l’accès a un collaborateur quand vous le voulez.

Rôles & Permissions

Vous pouvez créer des rôles supplémentaires et paramètrer les permissions relatives puis affecter vos collaborateurs à ces rôles.

Entrées Supplémentaires

Une entrée supplémentaire est un champ qui s'ajoute à votre document (Facture, Devis, Dépense …) avec un montant en pourcentage du total ou un chiffre fixe.

Pour ajouter une entrée supplémentaire, entrez son titre tel que Timbre Fiscal, choisissez sa valeur par défaut qui sera utilisée directement sur vos documents (que vous pourrez changer directement sur le document en question en cas de besoin) et choisissez son Type entre un pourcentage (%) ou un chiffre fixe (0.00). Vous pouvez aussi spécifier si vous voulez que l'entrée supplémentaire soit calculée avant les taxes ou aprés (TVA) et le signe de cette entrée supplémentaire (Négative - ou Positive +)

Nous pouvons prendre un exemple simple et pratique d’une entrée supplémentaire presque toujours utilisée qui est le Timbre Fiscal.

La case “Utilisation” vous permet de définir si votre Entrée supplémentaire est utilisable manuellement ou automatiquement sous une condition de Pays spécifique ou de Devise spécifique, ou à utiliser partout.

Une utilisation conditionnelle par Pays fera en sorte que votre Entrée supplémentaire ne s’affiche que si le pays de votre client ou fournisseur est le même que le pays choisi sur cette entrée en question. Vous pourrez bien évidemment choisir de ne pas utiliser cette entrée sur un document spécifique même si la condition est respectée, mais vous ne retrouverez pas cette entrée sur un document dont le client ou fournisseur n’est pas du même pays. La même règle s’applique pour la condition de Devise.

L’utilisation manuelle fera en sorte que cette Entrée devienne disponible sur tout vos documents, sans pour autant l’activer par défaut sur ces derniers. Par contre, l’utilisation Partout fera en sorte que cette Entrée devienne disponible et activée sur tout vos documents.

Les Entrées supplémentaires ajoutées ne seront pas utilisées automatiquement sur vos anciens documents, mais vous les trouverez disponibles et pourrez les activer dedans.

Taxes

Vous pouvez rajouter les Taxes de votre entreprise tel que la TVA depuis l’onglet Taxes.

Pour ajouter une nouvelle taxe, entrez son Titre tel que TVA et son taux par exemple 19 pour créer une taxe de 19%. Cette taxe pourra être utilisée directement sur vos documents sur chaque article.

Vous pouvez modifier vos anciennes Taxes ou les supprimer à condition que la taxe en question n’est pas déjà utilisée.

Banques

Pour ajouter vos banques il suffit de renseigner le nom de votre banque ainsiq ue votre RIB, les autres champs sont facultatives. Désigner une banque comme banque princiaple fera en sorte que cette dernière soit automatiquement choisie si vous décidez d'afficher les coordonnées bancaires sur vos documents (Factures, Bons de livraison ..).

Personnalisation

L’onglet personnalisation vous permet de paramétrer plusieurs éléments de votre entreprise tels que l’entête de votre document PDF, la séquence de numérotation utilisée, les catégories d’achats de vos dépenses, les méthodes de paiements pour les paiements émis et reçus, la comptabilité, les catégories et marques de vos articles et les conditions par défaut inclus sur vos documents.

Séquences De Numérotation

Sur chaque document que vous générez, un numéro unique y est attaché. Par exemple, pour le cas d’une facture, elle aura le numéro par défaut de 00001 précédé par INV, ayant pour résultat un nom affiché sur le PDF comme suivant : INV-00001. Chaque document doit avoir un numéro unique par année.

Sur Iberis, chaque séquence numérique, peut être définie par 3 éléments : Un préfixe, un champ dynamique et le prochain numéro à utiliser. Veuillez noter que le numéro suivant à utiliser ne peut pas être un numéro déjà utilisé.

Un champ dynamique est un champ dont la valeur change selon la date de votre document. Vous avez 4 choix sur ce champ; Aucun pour ne pas utiliser de valeur dynamique, ‘YYYY’ pour afficher l’année depuis la date entrée, résultant à une séquence de numérotation tel que INV-2021-00001 par exemple, ‘YYYY-MM’ pour afficher le mois en plus de l’année, ou ‘YY-MM’ pour afficher les deux derniers numéros de l’année en plus du mois de la date du document.

Si vous avez déjà créé vos documents et voulez les mettre à jour automatiquement avec une nouvelle configuration de la séquence de numérotation, cochez la case “Mettre à jour tout(e) facture(s) pour utiliser le format de séquence de numérotation ci-dessus” pour mettre à jour vos factures tout en indiquant le numéro de départ et la nouvelle configuration. Vous pouvez refaire ceci à tous les types de documents (Devis, Paiements, Dépenses ..).

Modèle

Nous mettons à votre disposition 5 modèles de PDF desquels vous pouvez choisir celui que vous voulez utiliser en générant des PDF. Choisissez celui qui vous convient et cliquez sur Soumettre.

Mise En Page

La configuration de la mise en page vous permet de choisir les couleurs des colonnes et bordures de votre PDF, la taille de votre logo et la taille de votre signature et cachet. Vous pouvez aussi renseigner les noms des colonnes si vous voulez en utiliser des noms personnalisés sur vos PDF.

Tête Page

La Tête de Page est une image que vous pouvez uploader et qui sera attachée a tout vos documents PDF comme en-tête. Il est conseillé de ne pas dépasser 90 px d'hauteur et 700px de largeur pour votre image.

En-têtes PDF

Les en-têtes de vos PDF sont utilisés automatiquement sur vos PDF générés et dépendent des données que vous avez entrées sur la configuration de votre entreprise tels que l’adresse de votre entreprise et ses données bancaires.

A droite vous trouvez les variables possibles, en cliquant sur une de ces variables vous pourrez l’inclure dans la case à gauche qui représente l’entête de vos PDF. Chaque variable sera dynamiquement généré directement sur votre PDF, si vous voulez ajouter du texte, faites le sur la case à gauche.

Cachet & Signature

Le cachet & signature est une image que vous pouvez uploader et qui pourra être attachée a tout vos documents PDF comme signature et cachet. Vous pouvez choisir de l'utiliser ou pas sur les documents. Vous pouvez redimensionner l'image uploadée une fois enregistrée.

Pied De Page

Le Pied de Page est une image que vous pouvez uploader et qui sera attachée a tout vos documents PDF comme pied de page. Il est conseillé de ne pas dépasser 90 px d'hauteur et 700px de largeur pour votre image.

Catégories D'achat

Les catégories d’achat sont utilisées pour regrouper vos dépenses sous des catégories bien spécifiques. Vous pouvez ajouter une catégorie en entrant son titre puis cliquer sur Ajouter.

Vous pouvez modifier vos anciennes catégories d’achat ou les supprimer à condition que la catégorie en question n’est pas déjà utilisée.

Gestion Des Articles

Sur cet onglet vous pouvez gérer les attributs relatifs à vos articles de stock, tels que les grilles des prix, les unités, les catégories ou les marques

Grille Des Prix

Une Grille de prix peut être reliée a un client / fournisseur spécifique de telle sorte que lorsque vous choisissez ce client sur une Facture (par exemple) les prix utilisés ne seront pas ceux par défaut mais celui que vous avez affecté à votre client. Vous pouvez aussi choisir la grille des prix que vous voulez en éditant un document (Facture, Bon de réception ..)

Unités

Sur cet onglet vous pouvez ajouter, modifier et supprimer les unités que vous pouvez utiliser sur vos articles et que vous pourrez afficher sur vos documents.

Catégories

Les catégories vous permettent simplement de différencier vos articles par exemple vous pouvez organiser vos articles par catégorie B2B et une autre B2C.

Marques

Cet onglet vous permet de gérer les marques que vous pourrez utiliser sur votre stock et sur vos rapports.

Méthodes De Paiement

Les méthodes de paiement sont utilisées pour identifier comment vous avez émi ou reçu un paiement. Vous pouvez ajouter un mode de paiement en entrant son titre puis cliquer sur Ajouter.

Vous pouvez modifier vos anciennes méthodes de paiement ou les supprimer à condition que le mode en question n’est pas déjà utilisée.

Comptabilité

Cet onglet vous permet de paramétrer la comptabilité de votre entreprise en modifiant les journaux sur lesquels les écritures comptables automatisés sont. La partie Avancée ne devrait pas être modifiée sauf par votre comptable ou aprés avoir eu son accord pour garder une comptabilité correcte et qui respecte les lois de votre pays.

Types De Retenue

Un type de retenue a la source peut être utilisé au niveau des Factures des ventes si votre facture comporte une retenue, ou au niveau des Factures fournisseur. Sur cette page, vous pouvez rjaouter, modifier et supprimer les types de retenues à la source. Il est a noter que les retenues à la source ne sont pas disponibles dans tout les pays et que l'utilisation dépend du pays de votre entreprise.

Conditions Par Défaut

Vous pouvez avoir des conditions attachées à vos documents, spécifiant par exemple le montant de l’avance requis pour une facture ou le processus de validation d’un devis par exemple. Ces conditions peuvent avoir un contenu par défaut qui s’applique automatiquement sur vos documents, et que vous pourrez modifier directement sur un document précis.

Si vous voulez mettre à jour toutes vos anciennes factures avec de nouvelles conditions par exemple, cochez “Mettre à jour toute facture(s) pour utiliser les conditions ci-dessus”. Cette action appliquera cette nouvelle condition sur toutes vos factures.

Vous pouvez aussi définir les conditions par défaut d’une facture par exemple directement depuis une facture en cochant “Utiliser à l'avenir” après avoir entré vos nouvelles conditions qui seront utilisées sur la facture en cours de modification ainsi que toute facture que vous créerez plus tard.

Calendrier

Nous mettons à votre disposition un calendrier vous permettant d’avoir une répartition de vos factures, devis, paiements reçus & émis, dépenses, bons de commande, réception et émission de vos articles.

Pour filtrer l’affichage et ne pas montrer par exemple les Devis, cliquez sur Devis sur la colonne de gauche. Pour voir plus de détails sur une opération, cliquez dessus directement sur le Calendrier. Vous pouvez aussi modifier l’affichage en mensuel, quotidien et hebdomadaire depuis la première case en haut du calendrier.

Journal D'accès

À chaque fois que vous effectuez une opération sur la plateforme ou qu’un de vos collaborateurs le fasse, une entrée est rajoutée sur le journal d’accès afin de vous fournir un historique de toutes les actions effectuées sur votre entreprise. Le journal d’accès vous affiche la personne qui a effectué l’action, son adresse IP, sur quelle catégorie, la date de l’action, le type (Création, Suppression, Connexion, Modification), et l’élément en question.

Le journal est composé de deux parties, un journal d'action et un journal des emails envoyés à partir de la plateforme, que cela soit manuel ou automatique.

Mes Fichiers

Sur l’onglet Mes Fichiers, vous retrouvez tout les PDF que vous avez déjà générés. Vous pouvez télécharger directement vos PDF depuis cet onglet ou bien tout télécharger en un seul fichier compressé en cliquant Télécharger sous Sauvegarde en bas de la colonne gauche.

Vous pouvez parcourir la liste de vos PDF par catégorie aussi (Factures, Devis ..) en cliquant sur la catégorie adéquate à votre gauche.

Mes Rapports

Ventes Par Client

Ce rapport vous permet d’afficher la liste de vos ventes par client avec le nombre de factures envoyées par client, le total des factures en hors taxes et en TTC.

Vous pouvez filtrer ce rapport par date de début et date de fin en changeant le champ “De” et “A” et cliquer sur “Filtrer”. En cliquant sur Exporter, vous pouvez aussi le télécharger votre rapport en format en xls, csv, xlsx et tsv à partir de la date de début et fin de votre choix et sous votre langue préférée.

Ventes Par Article

Sur le rapport des ventes par articles vous retrouvez une synthèse détaillée par quantité et par total des ventes de vos articles vendus.

Ventes Par Catégorie D'Article

Sur le rapport des ventes par catégorie des articles vous retrouvez une synthèse détaillée par quantité et par total des ventes de vos articles vendus groupés par catégorie.

Retenues à La Source (Vente)

Un rapport regroupant les factures auxquelles une retenue à la source a été appliquée avec le type de la retenue et le montant exact. Ce rapport est aussi filtrable et exportable au format que vous souhaitez.

Synthèse Des Taxes (Vente)

Le rapport synthèse des Taxes vous affiche toutes les taxes utilisés sur votre entreprise avec une répartition par taux, tout en vous calculant le montant taxé global et le total de cette taxe. Vous pouvez filtrer ce rapport par date de début et de fin, et l'exporter au format souhaité.

Soldes Clients

La synthèse des Soldes Clients vous permet d’avoir le calcul total des factures de vos clients avec la devise principale de votre entreprise ainsi que celle de vos clients avant la conversion. Le taux de change utilisé est celui entré sur les factures.

Détails Du Solde Agé

Ce rapport vous permet d’avoir sur une seule page toutes les factures impayées à ce jour. Vous retrouverez sur ce rapport la date de la facture en retard, le client en question, le montant impayé, l'âge de la facture de la facture et le montant total de la facture en devise du client et celle de votre entreprise.

En cliquant sur Exporter, vous pouvez aussi le télécharger votre rapport en format en xls, csv, xlsx et tsv à partir de la date de début et fin de votre choix et sous votre langue préférée.

Détails Des Factures

La synthèse de toutes vos factures détaillées par Statut, Date, Client et Total en Hors taxes et en TTC avec votre devise et celle de votre client.

Détails Des Devis

Sur ce rapport vous retrouvez la liste de vos devis détaillés par Statut, Date, Client et Montant avec votre devise ainsi que celle du client.

Détails Des Bons De Livraison

Sur ce rapport vous retrouvez la liste de vos bons de livraison détaillés par Statut, Date, Client et Montant avec votre devise ainsi que celle du client.

Soldes Fournisseur

La synthèse des Soldes Fournisseurs vous permet d’avoir le calcul total des factures fournisseur de vos clients avec la devise principale de votre entreprise ainsi que celle de vos fournisseurs avant la conversion. Le taux de change utilisé est celui entré sur les factures.

Détails Des Factures Fournisseur

La synthèse de toutes vos factures fournisseur détaillées par Statut, Date, Fournisseur et Total en Hors taxes et en TTC avec votre devise et celle de votre fournisseur.

Achats Par Fournisseur

Ce rapport vous permet d’afficher la liste de vos achats par fournisseur avec le nombre de dépenses envoyées par fournisseur, le total des dépenses en hors taxes et en TTC.

Achats Par Article

Sur le rapport des dépenses par articles vous retrouvez une synthèse détaillée par quantité et par total des dépenses de vos articles achetés.

Retenues à La Source (Achat)

Un rapport regroupant les factures fournisseur auxquelles une retenue à la source a été appliquée avec le type de la retenue et le montant exact. Ce rapport est aussi filtrable et exportable au format que vous souhaitez.

Bon De Commande Par Fournisseur

Ce rapport vous permet d’afficher la liste de vos bons de commande par fournisseur avec le nombre de bons de commandes envoyées par fournisseur, le total des dépenses en hors taxes et en TTC.

Synthèse Des Taxes (Achat)

Paiements Reçus

Sur le rapport Paiements Reçus vous retrouverez la liste de vos paiements reçus détaillés par Client, Date, Référence et Mode de Paiement utilisée ainsi que le Montant du paiement avec votre devise et celle du client

Paiements Émis

Sur le rapport Paiements Émis vous retrouverez la liste de vos paiements émis détaillés par Fournisseur, Date, Référence et Mode de Paiement utilisée ainsi que le Montant du paiement avec votre devise et celle du fournisseur.

Déclaration Ventes

Le rapport Déclaration Ventes vous permet d\'avoir trois tableaux vous affichant en premier lieu la liste des factures de vente avec une répartition des bases et des montants des taxes, le total en hors taxe et taxes incluses, les entrées supplémentaires relatives, puis en second lieu chaque taxe et le total de ses bases et de ses montants, puis en dernier lieu le récapitulatif et le total global des factures de vente, les taxes et les entrées supplémentaires

En cliquant sur Exporter, vous pouvez aussi le télécharger votre rapport en format en xls, csv, xlsx et tsv à partir de la date de début et fin de votre choix et sous votre langue préférée.

Déclaration Achats

Le rapport Déclaration Ventes vous permet d\'avoir trois tableaux vous affichant en premier lieu la liste des factures fournisseurs avec une répartition des bases et des montants des taxes, le total en hors taxe et taxes incluses, les entrées supplémentaires relatives, puis en second lieu chaque taxe et le total de ses bases et de ses montants, puis en dernier lieu le récapitulatif et le total global des factures de d\'achat, les taxes et les entrées supplémentaires

En cliquant sur Exporter, vous pouvez aussi le télécharger votre rapport en format en xls, csv, xlsx et tsv à partir de la date de début et fin de votre choix et sous votre langue préférée.

Intégrations Tierces

Nous proposons plusieurs interconnexions avec des applications du monde entier vous permettant d'automatiser des tâches, de recevoir des notifications instantanées ou encore plus avoir vos factures payables directement sur iberis. Les applications peuvent être différentes d'un pays a un autre. Vous pouvez désactiver/activer et paramètrer les intégrations tierces depuis cette page comme le montre l'image suivante :

Flux De Travail

Un flux de travail automatisé est une suite d'actions faites suite a un déclencheur paramétré. Par exemple, nous pouvons créer un flux de travail automatisé qui génère un bon de livraison suite a toute facture ayant une somme de plus de 1000 €, automatiquement.

Pour créer un flux de travail, renseigner un titre indicatif en premier lieu vous permettant de différencier vos flux de travail, tout en gardant son status actif comme le montre l'image suivante

Le deuxième écran est là où vous choisissez le déclencheur associé a votre flux. Vous pouvez déclencher votre flux de travail automatisé à n'importe quelle action, à la création, modification ou suppression d'un document. Puis vous devez choisir le type de document avec lequel le flux est rattaché. En fin, vous pouvez entrer des conditions supplémentaires de déclenchement, par exemple, seulement si le montant d'un devis dépasse 1000 €, générer une facture.

La dernière étape sert a définir les actions qui seront déclenchés si un document répond aux conditions définies. Vous pouvez ou bien générer un document, ou envoyer un email ou les deux. L'envoi des emails peut être généré pour le contact du document et a de nouveaux emails spécifés sur la même fenêtre. Notez bien qu'un document ne peut être généré que s'il fait partie du même type (Vente ou Achat) du document source (Par exemple un Devis ne peut générer une Facture Fournisseur).