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Bons de Livraison

Un bon de livraison (BL) est un document commercial utilisé pour enregistrer la livraison physique de biens ou de marchandises à un client. Il sert à confirmer que les produits ont été expédiés et remis au client conformément à sa commande. Les bons de livraison sont fréquemment utilisés dans les processus de vente et d'expédition pour plusieurs raisons; Confirmation de la livraison, Suivi des stocks, Preuve de réception, Base de Facturation, Gestion des retours ou aussi la Planification logistique.

La page Synthèse des bons de livraison vous permet d'accéder a vos bons de livraisons, de supprimer, facturer et valider en masse vos bons de livraison, d'importer en masse ou de créer un nouveau bon de livraison

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Bons de livraison puis cliquez sur Nouveau bon de livraison (ou générez-le depuis une facture).
2. Choisissez le client et ajoutez les articles livrés avec leurs quantités.
3. Sélectionnez l'entrepôt de sortie si la gestion de stock est active.
4. Validez : le stock est décrémenté, puis envoyez le bon par email ou téléchargez le PDF.

Pour ajouter un document, assurez vous d'entrer la bonne date et le bon numéro, de reseigner au moins un article (élément). Vous pouvez rajouter des articles de votre stock ou en rajouter de nouveaux qui ne sont pas existants. Vous pouvez aussi renseigner une note et un objet sur votre document. Vous avez aussi la possibilité de choisir si vos articles sont en Hors Taxes ou en TTC, pour avoir une taxe calculée en plus ou en moins sur le document. Vous pouvez choisir la langue de votre document et pouvez aussi rajouter un filigrane. Sur la même page vous pouvez choisir quoi afficher et quoi cacher de votre PDF, comme l'adresse de livraison, les photos des articles ou les prix des articles même (non application sur les Factures de Vente ou Fournisseur). Sur un document vous pouvez aussi rattacher des pièces jointes. Un document enregistré peut être Dupliqué, Téléchargé, Envoyé et Supprimer. Vous pouvez aussi générer d'autres documents de la même catégorie (Bon de livraison vers Facture, Bon de réception vers Bon de commande ..)

Importation

Cette fonctionnalité vous permet d'importer des bons de livraison en masse. Vous pouvez télécharger le fichier exemple en haut à droite de la page et suivre le même exemple pour remplir un fichier XLS, CSV, TSV ou XLSX. Choisissez le délimiteur de votre fichier si vous utilisez un CSV et l'encodage utilisé puis téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier téléchargé, liez les colonnes de votre fichier avec les champs de formulaire d'ajout de bon de livraison. Par exemple si votre fichier comporte une colonne intitulée Client, vous devez la choisir sur le formulaire de Mappage comme étant Client.

Veuillez vous assurer que vos contacts respectent les règles affichés afin de les traiter. Si une ligne du bon de livraison ne les respecte pas, elle sera ignorée et l'importation se poursuivra à partir de la ligne suivante.

Bons de Sortie

Un bon de sortie est un document utilisé pour enregistrer la sortie d'articles, de biens ou d'équipements d'un lieu spécifique, tel qu'un entrepôt, un magasin ou un site de production. Il a plusieurs objectifs importants dans la gestion des stocks et des opérations logistiques; Contrôle des stocks, Gestion des mouvements, Réduction des erreurs ou encore en Reporting et analyse.

La page Synthèse des bons de sortie vous permet d'accéder a vos bons de sortie, de supprimer, facturer et valider en masse vos bons de sortie, d'importer en masse ou de créer un nouveau bon de sortie

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Bons de sortie puis cliquez sur Nouveau bon de sortie.
2. Choisissez le client et les articles sortis avec leurs quantités.
3. Sélectionnez l'entrepôt concerné.
4. Validez pour enregistrer la sortie de stock.

Pour ajouter un document, assurez vous d'entrer la bonne date et le bon numéro, de reseigner au moins un article (élément). Vous pouvez rajouter des articles de votre stock ou en rajouter de nouveaux qui ne sont pas existants. Vous pouvez aussi renseigner une note et un objet sur votre document. Vous avez aussi la possibilité de choisir si vos articles sont en Hors Taxes ou en TTC, pour avoir une taxe calculée en plus ou en moins sur le document. Vous pouvez choisir la langue de votre document et pouvez aussi rajouter un filigrane. Sur la même page vous pouvez choisir quoi afficher et quoi cacher de votre PDF, comme l'adresse de livraison, les photos des articles ou les prix des articles même (non application sur les Factures de Vente ou Fournisseur). Sur un document vous pouvez aussi rattacher des pièces jointes. Un document enregistré peut être Dupliqué, Téléchargé, Envoyé et Supprimer. Vous pouvez aussi générer d'autres documents de la même catégorie (Bon de sortie vers Facture, Bon de réception vers Bon de commande ..)

Importation

Cette fonctionnalité vous permet d'importer des bons de sortie en masse. Vous pouvez télécharger le fichier exemple en haut à droite de la page et suivre le même exemple pour remplir un fichier XLS, CSV, TSV ou XLSX. Choisissez le délimiteur de votre fichier si vous utilisez un CSV et l'encodage utilisé puis téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier téléchargé, liez les colonnes de votre fichier avec les champs de formulaire d'ajout de bon de sortie. Par exemple si votre fichier comporte une colonne intitulée Client, vous devez la choisir sur le formulaire de Mappage comme étant Client.

Veuillez vous assurer que vos contacts respectent les règles affichés afin de les traiter. Si une ligne du bon de sortie ne les respecte pas, elle sera ignorée et l'importation se poursuivra à partir de la ligne suivante.

Devis

Un devis est un document utilisé pour enregistrer la sortie d'articles, de biens ou d'équipements d'un lieu spécifique, tel qu'un entrepôt, un magasin ou un site de production. Il a plusieurs objectifs importants dans la gestion des stocks et des opérations logistiques; Contrôle des stocks, Gestion des mouvements, Réduction des erreurs ou encore en Reporting et analyse.

La page Synthèse des devis vous permet d'accéder a vos devis, de supprimer, facturer et valider en masse vos devis, d'importer en masse ou de créer un nouveau devis

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Devis puis cliquez sur Nouveau devis.
2. Sélectionnez le client, ajoutez les articles, taxes et conditions.
3. Enregistrez puis envoyez le devis au client par email.
4. Une fois accepté, convertissez-le en facture en un clic depuis les trois points.

Pour ajouter un document, assurez vous d'entrer la bonne date et le bon numéro, de reseigner au moins un article (élément). Vous pouvez rajouter des articles de votre stock ou en rajouter de nouveaux qui ne sont pas existants. Vous pouvez aussi renseigner une note et un objet sur votre document. Vous avez aussi la possibilité de choisir si vos articles sont en Hors Taxes ou en TTC, pour avoir une taxe calculée en plus ou en moins sur le document. Vous pouvez choisir la langue de votre document et pouvez aussi rajouter un filigrane. Sur la même page vous pouvez choisir quoi afficher et quoi cacher de votre PDF, comme l'adresse de livraison, les photos des articles ou les prix des articles même (non application sur les Factures de Vente ou Fournisseur). Sur un document vous pouvez aussi rattacher des pièces jointes. Un document enregistré peut être Dupliqué, Téléchargé, Envoyé et Supprimer. Vous pouvez aussi générer d'autres documents de la même catégorie (devis vers Facture, Bon de réception vers Bon de commande ..)

Importation

Cette fonctionnalité vous permet d'importer des devis en masse. Vous pouvez télécharger le fichier exemple en haut à droite de la page et suivre le même exemple pour remplir un fichier XLS, CSV, TSV ou XLSX. Choisissez le délimiteur de votre fichier si vous utilisez un CSV et l'encodage utilisé puis téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier téléchargé, liez les colonnes de votre fichier avec les champs de formulaire d'ajout de devis. Par exemple si votre fichier comporte une colonne intitulée Client, vous devez la choisir sur le formulaire de Mappage comme étant Client.

Veuillez vous assurer que vos contacts respectent les règles affichés afin de les traiter. Si une ligne du devis ne les respecte pas, elle sera ignorée et l'importation se poursuivra à partir de la ligne suivante.

Factures

Une facture de vente est un document commercial essentiel utilisé lorsqu'une entreprise vend des biens ou des services à un client. Elle sert à formaliser la transaction et à fournir des informations détaillées sur la vente.

La page Synthèse des factures vous permet d'accéder a vos factures, de supprimer et valider en masse vos facture, d'importer en masse ou de créer une nouvelle facture. La page synthèse vous permet aussi de visualiser le montant total des factures payées, le total des factures en retard, la moyenne de temps nécessaire pour régler une facture en jours, et le montant des factures il y a une année d'aujourd'hui

Pour ajouter un document, assurez vous d'entrer la bonne date et le bon numéro, de reseigner au moins un article (élément). Vous pouvez rajouter des articles de votre stock ou en rajouter de nouveaux qui ne sont pas existants. Vous pouvez aussi renseigner une note et un objet sur votre document. Vous avez aussi la possibilité de choisir si vos articles sont en Hors Taxes ou en TTC, pour avoir une taxe calculée en plus ou en moins sur le document. Vous pouvez choisir la langue de votre document et pouvez aussi rajouter un filigrane. Sur la même page vous pouvez choisir quoi afficher et quoi cacher de votre PDF, comme l'adresse de livraison, les photos des articles ou les prix des articles même (non application sur les Factures de Vente ou Fournisseur). Sur un document vous pouvez aussi rattacher des pièces jointes. Un document enregistré peut être Dupliqué, Téléchargé, Envoyé et Supprimer. Vous pouvez aussi générer d'autres documents de la même catégorie (devis vers Facture, Bon de réception vers Bon de commande ..)

Une facture peut être programmée pour se-regénérer a chaque cycle prédéfini en indiquant la récurrence voulue, comme par exemple chaque 2 semaines, ou chaque 3 mois (...). Vous pouvez enregistrer vos paiements d'une facture directement dedans, et vous pouvez aussi visualiser les écritures comptables relatives directement sur la facture.

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Factures puis cliquez sur Nouvelle facture.
2. Choisissez le client (ou créez-le à la volée) et fixez la date et l'échéance.
3. Ajoutez les articles ou lignes libres avec quantités, prix et taxes.
4. Enregistrez en brouillon ou validez, puis envoyez par email ou téléchargez le PDF.

Importation

Cette fonctionnalité vous permet d'importer des facture en masse. Vous pouvez télécharger le fichier exemple en haut à droite de la page et suivre le même exemple pour remplir un fichier XLS, CSV, TSV ou XLSX. Choisissez le délimiteur de votre fichier si vous utilisez un CSV et l'encodage utilisé puis téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier téléchargé, liez les colonnes de votre fichier avec les champs de formulaire d'ajout de facture. Par exemple si votre fichier comporte une colonne intitulée Client, vous devez la choisir sur le formulaire de Mappage comme étant Client.

Veuillez vous assurer que vos contacts respectent les règles affichés afin de les traiter. Si une ligne du facture ne les respecte pas, elle sera ignorée et l'importation se poursuivra à partir de la ligne suivante.

Factures d'avoir

Une facture d'avoir, également appelée note de crédit ou avoir, est un document financier émis par une entreprise pour corriger une facture précédemment émise. Elle est utilisée dans les situations où des erreurs, des remboursements ou des ajustements doivent être effectués sur une transaction commerciale précédente.

La page Synthèse des factures d'avoir vous permet d'accéder a vos factures d'avoir, de supprimer et valider en masse vos facture, d'importer en masse ou de créer une nouvelle facture d'avoir. La page synthèse vous permet aussi de visualiser le montant total des avoirs crédités, le total des avoirs disponibles et l'évolution des factures crédités sur cette année tout en la comparant avant l'année précédente

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Avoirs puis Nouvel avoir (ou depuis la facture concernée).
2. Sélectionnez la facture d'origine et les lignes à créditer.
3. Ajustez les montants puis validez.
4. L'avoir peut ensuite être remboursé ou déduit d'une prochaine facture.

Pour ajouter un avoir, assurez vous d'entrer la bonne date et le bon numéro, de reseigner au moins un article (élément). Le client affecté a un avoir est un détail très important pour la création d'une facture d'avoir, car les montants disponibles ne pourront être affectés que sur les factures de ce client suite a l'enregistrement d'un avoir.

Importation

Cette fonctionnalité vous permet d'importer des facture d'avoir. Vous pouvez télécharger le fichier exemple en haut à droite de la page et suivre le même exemple pour remplir un fichier XLS, CSV, TSV ou XLSX. Choisissez le délimiteur de votre fichier si vous utilisez un CSV et l'encodage utilisé puis téléchargez votre fichier.

Une fois votre fichier téléchargé, liez les colonnes de votre fichier avec les champs de formulaire d'ajout de facture d'avoir. Par exemple si votre fichier comporte une colonne intitulée Client, vous devez la choisir sur le formulaire de Mappage comme étant Client.

Veuillez vous assurer que vos contacts respectent les règles affichés afin de les traiter. Si une ligne du facture d'avoir ne les respecte pas, elle sera ignorée et l'importation se poursuivra à partir de la ligne suivante.

Notes de Débours

Les Notes de Débours sont souvent utilisées par les professionnels qui ont besoin de se faire rembourser les dépenses liées à leur travail. Supposons que vous vendez un service de création de site web, et vous avez acheté pour le bien de votre client un nom de domaine et que vous ne revendez pas ce dernier, vous lui avez fait juste l'achat afin de lui regrouper sa prestation et de prendre en charge des aspects techniques qu'il ne connait pas, vous pouvez alors ajouter cet article en note de débours, car fiscalement, ils ne sont pas considérés comme revenus et l'impôt diffère dans ce cas.

Pour ajouter une note de débours, commencer par entrer la date et la source du paiement de ce débours, renseignez le client en question, choisissez la facture relative au débours, entrez les articles concernés (les articles ne sont pas ceux de votre stock, le champ est libre), la date du débours puis la quantité et le prix unitaire de ce débours.

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Débours puis cliquez sur Nouveau débours.
2. Saisissez les frais avancés pour le compte du client et rattachez-les au client.
3. Validez pour pouvoir les refacturer sur une facture.

Paiements Reçus

Sur la page Synthèse des paiements, vous retrouvez la liste de vos paiements reçus avec une répartition entre les paiements reçus pour le compte d'une note de débours et ceux pour des ventes. Chaque ligne vous affiche aussi le client en question, la date du paiement et le montant payé. Vous pourrez supprimer et télécharger des pièces spécifiques ou en masse vos paiements.

Pour ajouter un paiement, commencer par sélectionner le client en question. Sur la page d'ajout de paiement seulement les clients qui ont au moins une facture ou une note de débours impayée (intégralement ou partiellement) sont affichés. Vous pouvez indiquer des paiements partiels ou intégrales tout en répartissant le montant global reçu sur les différentes factures / débours de votre client. Vous pouvez choisir le mode de paiement relatif a ce paiement, indiquer la référence et choisir si des frais bancaires y sont appliqués ou pas. Vous pouvez changer la langue du PDF qui sera généré suite a ce paiement, et rajouter vos pièce jointes a ce dernier.

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Paiements puis Nouveau paiement (ou depuis une facture impayée).
2. Choisissez le client, le mode de paiement et le montant reçu.
3. Cochez la ou les factures à régler (répartition possible sur plusieurs).
4. Enregistrez : le solde des factures est mis à jour automatiquement.

Rappels

Les rappels sont répartis en deux; des rappels Automatisés et des rappels manuels. Les rappels manuels servent a envoyer un email de rappel pour un paiement en retard directement depuis iberis. Les rappels automatisés permettent d'automatiser les rappels si une condition est atteinte.

Les rappels automatisés peuvent être organisés en plusieurs paliers : par exemple un premier rappel courtois quelques jours après l'échéance, puis des relances plus fermes à intervalles croissants. Chaque palier a son propre délai, modèle d'email et fréquence de répétition, pour une escalade progressive jusqu'au règlement.

Pour ajouter un rappel automatisée, cliquez sur Nouveau Rappel puis renseigner le sujet et le contenu de l'email qui sera envoyé automatiquement. Les valeurs entre deux # sont des variables qui seront automatiquement remplacés lors de l'envoi d'un email, par exemple, si un client nommé André devrait reçevoir un rappel, la variable #CONTACT_NAME# sera remplacée par André. Les variables disponibles sont #INVOICE_NUMBER# qui représente le numéro de la facture, #INVOICE_TOTAL# qui représente le montant total de la facture, #INVOICE_DUE_TOTAL# qui est le montant impayé de la factur eet #INVOICE_DUE_DATE# qui représente la date d'échéance de la facture. A droite vous retrouvez les conditions d'envoi, par exemple, envoyer un rappel aprés 3 jours de la date d'échéance, et répéter cet envois chaque jour.

Comment faire

1. Allez dans Ventes › Rappels.
2. Cliquez sur Nouveau rappel et rédigez le sujet et le contenu de l'email (variables #INVOICE_NUMBER#, #CONTACT_NAME#…).
3. Définissez les conditions d'envoi (ex. 3 jours après l'échéance) et la répétition.
4. Activez : les rappels partent automatiquement aux clients en retard.

Point de Vente

Le module Point de Vente permet des ventes rapides depuis une interface simplifiée. Recherchez des produits, ajoutez des quantités, appliquez des remises et générez des factures instantanément.

Les sessions de caisse suivent les soldes d'ouverture et de fermeture. Toutes les transactions génèrent automatiquement des factures et des écritures comptables.

1. Ouvrez une session de caisse avec le solde d'ouverture
2. Recherchez et ajoutez des produits à la vente
3. Appliquez des remises si nécessaire
4. Encaissez et une facture est générée automatiquement
5. Clôturez la session en fin de journée avec le solde de fermeture

Corbeille

Les documents supprimés sont déplacés vers la corbeille au lieu d'être supprimés définitivement. Ils restent en corbeille pendant 30 jours avant suppression automatique.

Les documents peuvent être restaurés depuis la corbeille. Les paiements et avoirs associés suivent automatiquement le document parent.

Comment faire

1. Ouvrez la Corbeille depuis la liste du document concerné.
2. Retrouvez le document supprimé dans la liste.
3. Cliquez sur Restaurer : le document et ses paiements/avoirs liés reviennent ensemble.